O que é Business Analytics? - Spotter V2

O Business Analytics é um um recurso que permite gerar relatórios para realizar a análise dos dados da sua operação de Pré-vendas. 

Você pode:

• Examinar os dados de acordo com as combinações que melhor se adequarem à sua necessidade;

• Compartilhar os dados por e-mail com outros membros da equipe; 

• Agendar o recebimento periódico destes relatórios diretamente no seu e-mail (e/ou no e-mail de quem mais você quiser).

 Pontos importantes: 

• A ferramenta aceita diversos formatos e combinações. É possível cruzar diversos parâmetros em cada relatório. 

• Os relatórios são gerados dinamicamente. A cada parâmetro acrescentado, o relatório se adapta. 

• Os relatórios são acessíveis por qualquer usuário com conta de gerente ou pré-vendedores com permissão de acesso ao BA. 

• Os relatórios agendados podem ser enviados para qualquer usuário e são enviados em formato .XLS.

• Existem duas visualizações que permitem diferentes análises. Funil traz dados referentes ao pipeline de pré-vendas. Ligações traz dados referentes à chamadas telefônicas (apenas para contas com integração de telefonia).

Com relação aos períodos de consulta, um relatório pode ser dinâmico ou estático. Períodos pré-determinados como Hoje, Ontem, Mês atual, Últimos 7 dias, Últimos 15 dias e Mês passado são dinâmicos. Os períodos personalizados são estáticos. Veja mais em Períodos de consulta.

Conceitos Básicos

Biblioteca

Na tela inicial do Business Analytics, você acessa os relatórios salvos, favoritados e o histórico de relatórios. Sempre serão exibidos os 6 últimos relatórios editados. Nessa tela também é possível excluir relatórios, entre outras ações. Os relatórios excluídos ficam na lixeira por 30 dias (a contar da data de exclusão) antes de serem excluídos definitivamente.

Relatórios agendados

Na aba de Relatórios agendados, você pode editar as configurações de envio (frequência e destinatários), assim como excluir um agendamento. A exclusão de um agendamento não exclui um relatório, apenas encerra o envio automático por e-mail.

Compositor de relatórios

O Compositor de Relatórios é uma ferramenta dinâmica que trabalha com interações de arrastar e soltar. Use esta modalidade para criar novos relatórios ou editar relatórios pré-existentes. Aqui você também escolhe o grupo de dados pretende analisar, Funil ou Ligações. Para utilizar o compositor, clique em “Criar relatório”, ou acesse um relatório existente.

Linhas e colunas

As linhas e colunas compõem a estrutura do relatório. Arrastando dimensões para cada um desses cards, você pode agrupar os dados das mais diversas maneiras. Por exemplo, se você adicionar a dimensão “Pré-vendedor” em Linhas, todos os seus pré-vendedores serão listados na vertical. Adicionando um parâmetro como Mercado, os mercados cadastrados são distribuídos de acordo com os pré-vendedores.

Métricas

Nesse card, são acrescentados os parâmetros da seção Métricas. No grupo de dados Funil, você pode utilizar a métrica Lead Score, referente à pontuação atingida por cada lead (apenas em Filtro 1, Filtro 2, ou Feedback de reunião) e a métrica Quantidade.

IMPORTANTE: A métrica quantidade se refere à quantidade de passagens em etapas do funil. Por exemplo: No grupo de dados Ligações, é possível selecionar entre as métricas Tempo de ligação e Quantidade de ligações.

Filtros

Esse card permite refinar o seu relatório. Arrastando os parâmetros para esse card, você pode especificar quais parâmetros específicos serão exibidos no relatório.

Tabela

Os dados do relatório são exibidos em baixo dos cards. A tabela possui dois tipos de visualização. A tabela dinâmica agrupa os dados tal qual uma tabela pivô. O formato tabular lista os dados utilizando apenas colunas. O formato tabular é ideal para a geração de listas e rankings, enquanto a tabela dinâmica permite agrupar e explorar os dados.

Período

 Com relação aos períodos, os relatórios podem ser dinâmicos ou estáticos. 

• Relatórios dinâmicos:  Relatórios dinâmicos utilizam os períodos pré-determinados (Hoje, Ontem, Mês atual, Últimos 7 dias, Últimos 15 dias, Mês passado) para adaptar o período de consulta de acordo com a data em que são acessados. Por exemplo: Se você salvar um relatório com o período “Mês atual” em fevereiro, ele irá trazer todos os dados de fevereiro. Porém, se você acessar o mesmo relatório em março, os dados exibidos serão referentes ao mês de março. O mesmo ocorre com os outros períodos pré-determinados.

IMPORTANTE: Quando você cria um novo relatório e não altera o período, o sistema considera o mês atual como padrão.

            • Relatórios estáticos: Relatórios estáticos são aqueles em que foi determinado um período personalizado. Por exemplo, se você criar um relatório com um período de 01/01/2017 à 31/01/2017, determinado manualmente, o relatório sempre exibirá esse período, independentemente de quando ele for acessado.

Gráfico

O gráfico é gerado à partir dos dados da tabela, considerando a ordem dos parâmetros agrupados em colunas e linhas. Em relatórios com mais de um parâmetro, sempre será considerado o parâmetro do topo (tanto em linhas como em colunas) para a geração do gráfico. Em relatórios com mais de um parâmetro agrupado em linhas ou colunas, você pode clicar no rótulo de um gráfico para aprofundar os dados exibidos.

É possível, também,  selecionar o tipo de gráfico (linhas, barras, pizza, etc.) e aplicar um zoom (acionado com a rolagem do mouse) para observar pontos específicos do gráfico.

Parâmetros

Os parâmetros utilizados para a composição do relatório encontram-se no menu à direita. Neste menu é possível selecionar qual o grupo de dados que será utilizado para a montagem dos dados. É possível selecionar entre Funil, adequado para relatórios de pipeline, e Ligações focado nas chamadas telefônicas. Para trocar o grupo de dados, basta selecionar o grupo desejado no topo do menu.

Dimensões

• Lead: Quando esse parâmetro é adicionado ao relatório, são exibidos os nomes de todos os leads que tiveram atividade durante o período determinado.

• Cidade: Traz as cidades cadastradas para cada lead com atividade no período. Caso haja leads na base sem a cidade especificada, estes serão exibidos com um registro 'vazio'.

• Estado: Traz os estados cadastrados para cada lead com atividade no período. Caso haja leads na base sem a cidade especificada, estes serão exibidos com um registro 'vazio'.

• Origem: Exibe as origens de cada lead que teve atividade no período. Caso haja leads na base sem a origem especificada, estes serão exibidos com um registro 'vazio'.

• Sub-origem: Exibe as sub-origens de cada lead cadastrado no período.

• Etapa: Esse parâmetro exibe todas as etapas do funil, incluindo descartes. Para criar relatórios de Agendamento, Filtro 2 entre outros, é necessário usar esse parâmetro. Para refinar o relatório, você pode filtrar as etapas do pipeline que deseja ver.

• Pré-vendedor: Exibe os pré-vendedores cadastrados no Exact Spotter. Utilizando esse parâmetro, é possível verificar a performance de cada pré-vendedor.

• Data de Cadastro: Exibe a data que o lead foi cadastrado no Exact Spotter.

• Data de venda: Exibe a data qeu o lead foi vendido no Exact Spotter

IMPORTANTE: Os parâmetros referentes à data podem ser combinados de diversas maneiras para promover insights. É possível combinar meses com horas e semanas. Procure explorar as possibilidade de cruzamento.

Salvando relatórios

Para salvar um relatório, basta atribuir um nome ao relatório e clicar em salvar. O relatório ficará disponível na Biblioteca de relatórios. Os relatórios salvos ficam disponíveis para todos os usuários com perfil de Gerente. Não há limite para a quantidade de relatórios salvos.

Favoritando um relatório

Após salvo, é possível tornar um relatório favorito. Para isso, basta clicar no ícone de estrela "" na barra de ações. Os relatórios favoritos ficam na seção Favoritos da Biblioteca, e são exibidos na primeira fileira de relatórios. É possível favoritar até 6 relatórios.

Agendando um relatório

Após salvar um relatório, é possível agendá-lo para recebimento via e-mail. Para agendar um relatório, você deve clicar no ícone de e-mail na barra de ações. No prompt aberto, pode-se determinar a periodicidade do relatório e os e-mails dos destinatários que deverão receber o relatório.Essa ação pode ser realizada, também, a partir da Biblioteca de Relatórios É possível compartilhar o relatório com qualquer e-mail, mesmo que não esteja cadastrado no Exact Spotter.

IMPORTANTE: Os relatórios agendados são enviados em formato .XLS. 

Após agendado, o envio pode ser gerenciado na aba Relatório agendados, na tela inicial do Business Analytics. É possível editar um envio, extrair os dados de um relatório, ou ainda excluir o envio. 

Exportando um relatório

Após criado, é possível exportar os dados do relatório em formato .XLS. O formato do relatório influência no arquivo gerado. É possível gerar uma extração a partir de qualquer tipo de relatório. Se preferir extrair apenas o gráfico em si, no formato .PNG. Os relatórios também podem ser exportados a partir da Biblioteca de Relatórios.

Excluindo um relatório

Um relatório pode ser excluído à partir da Biblioteca de Relatórios ou da tela de composição. Os relatórios excluídos podem ser acessados a partir da Lixeira, na Biblioteca de Relatórios, e ficam disponíveis por 30 dias a contar da data de exclusão. Após esse período, os relatórios são excluídos definitivamente.

Acesse o nosso Webinar sobre o Treinamento de Business Analytics, clicando aqui. 

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