A Agenda Inteligente é uma funcionalidade criada para tornar o processo de agendamento de reuniões mais eficiente e reduzir a taxa de ausência de leads. Com esse recurso, confirmações, cancelamentos e solicitações de contato são automatizados, diminuindo a carga operacional e garantindo maior controle sobre os compromissos.
Além da confirmação por e-mail, também é possível realizar esse processo diretamente pelo WhatsApp. Isso mantém sua agenda atualizada e evita desencontros.
Para utilizar também a confirmação via WhatsApp, é necessário habilitar a funcionalidade. Confira como fazer em:
Como funciona a confirmação pelo WhatsApp
Quando uma reunião for marcada, o lead receberá uma mensagem no WhatsApp solicitando a confirmação de presença. Esse aviso será enviado até 24 horas antes do compromisso. Caso não haja resposta, uma segunda mensagem será enviada 30 minutos antes do horário agendado. Para reuniões marcadas com menos de 24 horas de antecedência, a mensagem será enviada imediatamente.
Na mensagem recebida, o lead encontrará um link que o direcionará para uma página de confirmação com duas opções:
"Vou participar" – para confirmar a presença na reunião.
"Não vou participar" – para informar que não poderá comparecer.
Mensagem que é recebida pelo lead:
Confirmação da reunião
Se o lead clicar em "Vou participar", uma mensagem de sucesso será exibida e as seguintes ações acontecerão automaticamente:
A reunião é sinalizada como confirmada na Base de Leads.
O lead recebe uma nova mensagem e um e-mail com a confirmação do compromisso.
O pré-vendedor e o vendedor são notificados por e-mail sobre a confirmação.
Um e-mail de lembrete é agendado para ser enviado 30 minutos antes do início da reunião.
Todas as interações ficam registradas na timeline do lead.
Para que a reunião siga confirmada, basta que pelo menos um dos convidados confirme presença. Se todos os participantes recusarem, a reunião será cancelada.
Reagendar reunião
Quando o lead não puder comparecer no horário agendado, ele mesmo poderá escolher uma nova data e horário, sem a necessidade de interações manuais por parte do time.
O processo começa quando o lead clica no botão “Não vou participar” na tela de confirmação da reunião. Ao fazer isso, ele é direcionado para uma tela onde pode visualizar um calendário com os dias disponíveis para reagendamento, de acordo com a agenda do vendedor responsável. O sistema exibe apenas datas iguais ou posteriores ao dia atual e permite a navegação para os meses seguintes, mas não para os anteriores.
Após selecionar a nova data e horário desejados, o lead confirma a alteração e recebe uma mensagem de sucesso com os detalhes da nova reunião. Em seguida, o sistema atualiza automaticamente os dados da reunião e envia um novo e-mail para todos os participantes com as informações atualizadas. Os links do e-mail anterior perdem a validade, passando a exibir uma mensagem de link expirado caso sejam acessados novamente.
Além disso, a timeline do lead no sistema é atualizada com o registro do reagendamento.
Com o reagendamento da data, o sistema também programa automaticamente um novo e-mail de confirmação para ser enviado 24 horas antes da nova data selecionada, mantendo o lead sempre bem informado e reduzindo chances de no-show.
Cancelar reunião
Caso o lead não possa comparecer na reunião, ao clicar no link da mensagem, abrirá uma nova página onde ele pode clicar na opção “Não vou participar”, ao fazer isso, ele será direcionado para nova página onde poderá informar um motivo pelo qual não poderá participar da reunião. Quando isso acontece, ele verá uma mensagem de sucesso confirmando a ação. Entretanto, a reunião só será oficialmente cancelada se todos os convidados da reunião recusarem a participação.
Quando uma reunião for cancelada, o sistema criará automaticamente uma atividade para que o pré-vendedor entre em contato com o lead e tente reagendar o compromisso. Além disso, todas as sinalizações de não participação, incluindo o motivo (se informado), serão registradas na timeline do lead, junto com o histórico do cancelamento.
Caso o lead tente confirmar uma reunião que já foi cancelada, o sistema exibirá um aviso informando que não é mais possível realizar a confirmação.
Se a reunião tiver mais de um convidado e pelo menos um deles confirmar presença, a reunião permanecerá agendada normalmente. Caso ninguém confirme, uma mensagem de lembrete será enviada 30 minutos antes do compromisso, reforçando a solicitação de confirmação. Se ainda assim não houver resposta, a reunião permanecerá agendada.
Alteração de Resposta
Se o lead mudar de ideia após ter confirmado ou recusado a reunião, ele poderá reverter sua resposta antes do horário do compromisso. Para isso, basta clicar novamente no link enviado na mensagem de confirmação.
IMPORTANTE: para garantir que o histórico do chat permaneça associado ao lead atual, é necessário que a funcionalidade de transferência automática de chat esteja habilitada.
Para saber como habilitar a transferência automática de chats, confira:
Com a Agenda Inteligente, seus agendamentos ficam mais organizados e a taxa de ausência (no-show) é reduzida significativamente.
Até a próxima!
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