Ninguém gosta quando uma reunião é marcada e o lead não comparece, certo? Isso representa uma perda de tempo valioso para o vendedor. Pensando nisso, criamos a Agenda Inteligente, uma funcionalidade que solicita a confirmação da reunião diretamente ao lead, ajudando a reduzir ausências e otimizando o fluxo de agendamentos.
O que a Agenda Inteligente faz?
Envia e-mails automáticos para que o lead confirme, reagende ou cancele a reunião.
Se pelo menos um dos convidados confirmar, a reunião segue normalmente.
Se todos os convidados recusarem, uma atividade é criada automaticamente para que o pré-vendedor (PV) tente reagendar.
Agora, também é possível enviar mensagens via WhatsApp Business, reforçando a comunicação com o lead.
Como ativar a Agenda Inteligente?
Para configurar a Agenda Inteligente, siga o passo a passo abaixo. Lembrando que essa configuração deve ser realizada no perfil de gerente.
Passo 1: Acesse o menu
Vá até Agenda > Configurações de Agenda > Agenda Inteligente.
Passo 2: Habilite a funcionalidade
Ative a opção Habilitar agenda inteligente. Isso fará com que o sistema envie automaticamente os e-mails de confirmação:
Até 24 horas antes da reunião
30 minutos antes da reunião
Para garantir que o e-mail seja enviado mesmo que nenhum contato tenha sido selecionado no momento do agendamento, ative também a opção: "Se nenhum contato for selecionado no agendamento, enviar links ao contato principal do lead."
Passo 3: Salve as configurações
IMPORTANTE¹: A confirmação é enviada para todos os contatos do lead/oportunidade que foram adicionados como convidados na reunião. Se pelo menos um deles confirmar, a reunião é sinalizada como confirmada.
Como ativar as confirmações via WhatsApp Business?
Além dos e-mails, você pode reforçar a comunicação com mensagens via WhatsApp Business. Para isso:
Passo 1: Ative a opção "Habilitar envio de link de confirmação via WhatsApp".
Caso o contato não tenha um número de telefone cadastrado, marque também a opção:"Caso o contato não tenha nenhum número de telefone cadastrado, enviar mensagem para o número da empresa."
Isso garante que a mensagem será enviada para um número disponível.
Passo 2: Salve as configurações
O sistema enviará mensagens para os leads que possuem um número de telefone cadastrado.
Se o lead não tiver um telefone, o sistema enviará a mensagem para o número principal da empresa.
IMPORTANTE²: Para utilizar o WhatsApp Business, é necessário que o template de mensagem seja aprovado. Essa solicitação ocorre automaticamente e pode levar até 5 dias úteis. Somente após a aprovação, as mensagens começarão a ser enviadas.
O que acontece depois que o lead responde?
Se ele confirmar: O PV e o vendedor são notificados e a reunião é sinalizada como confirmada na Base de Leads.
Se ele recusar: Caso todos os convidados recusem, uma atividade será criada para que o PV tente remarcar.
Se ele não responder: O sistema enviará uma nova tentativa de confirmação 30 minutos antes da reunião.
Tudo fica registrado na timeline do lead, garantindo o histórico das interações.
Com a Agenda Inteligente, suas reuniões ficam mais organizadas e você reduz as taxas de no-show!
Quer saber mais sobre a Agenda Inteligente? Confira:
Até a próxima!
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