A Agenda Inteligente é uma funcionalidade desenvolvida para otimizar o processo de agendamento de reuniões, tornando-o mais eficiente e reduzindo a taxa de ausência de leads. Com ela, o processo de confirmação, cancelamento e solicitação de contato acontece de forma automatizada, diminuindo a carga operacional dos usuários e garantindo mais controle sobre os compromissos.
Sempre que uma reunião for marcada, o lead receberá um e-mail solicitando a confirmação de presença. Esse primeiro aviso será enviado até 24 horas antes do compromisso. Caso ele não responda, um segundo e-mail será disparado 30 minutos antes do horário agendado. Se a reunião for marcada com menos de 24 horas de antecedência, o e-mail de confirmação será enviado imediatamente.
Confirmação de Reunião
Quando o lead recebe o e-mail de confirmação, ele pode clicar na opção “Vou participar” para confirmar sua presença. Ao fazer isso, ele verá uma mensagem de sucesso e algumas ações são realizadas automaticamente:
A reunião é sinalizada como confirmada na Base de Leads.
O lead recebe um novo e-mail com a confirmação do compromisso.
O pré-vendedor e o vendedor são notificados por e-mail sobre a confirmação.
Um e-mail de lembrete é agendado para ser enviado 30 minutos antes do início da reunião.
Todas as interações ficam registradas na timeline do lead.
Para que a reunião siga confirmada, basta que pelo menos um dos convidados confirme presença. Se todos os participantes recusarem, a reunião será cancelada.
Reagendar reunião:
Quando o lead não puder comparecer no horário agendado, ele mesmo poderá escolher uma nova data e horário diretamente pelo e-mail, sem a necessidade de interações manuais por parte do time.
O processo começa quando o lead clica no botão “Não vou participar” no e-mail de confirmação da reunião. Ao fazer isso, ele é direcionado para uma tela onde pode visualizar um calendário com os dias disponíveis para reagendamento, de acordo com a agenda do vendedor responsável. O sistema exibe apenas datas iguais ou posteriores ao dia atual e permite a navegação para os meses seguintes, mas não para os anteriores.
Após selecionar a nova data e horário desejados, o lead confirma a alteração e recebe uma mensagem de sucesso com os detalhes da nova reunião. Em seguida, o sistema atualiza automaticamente os dados da reunião e envia um novo e-mail para todos os participantes com as informações atualizadas. Os links do e-mail anterior perdem a validade, passando a exibir uma mensagem de link expirado caso sejam acessados novamente.
Além disso, a timeline do lead no sistema é atualizada com o registro do reagendamento.
Com o reagendamento da data, o sistema também programa automaticamente um novo e-mail de confirmação para ser enviado 24 horas antes da nova data selecionada, mantendo o lead sempre bem informado e reduzindo chances de no-show.
Cancelar Reunião
Caso o lead não possa comparecer, ele pode clicar na opção “Não vou participar” no e-mail recebido. Quando isso acontece, ele verá uma mensagem de sucesso confirmando a ação. Entretanto, a reunião só será oficialmente cancelada se todos os destinatários do e-mail recusarem a participação.
Quando houver o cancelamento da reunião, será criada uma atividade para que o pré-vendedor entre em contato com o lead e tente reagendar o compromisso.
Caso o lead tente confirmar uma reunião que já foi cancelada, o sistema exibirá um aviso informando que não é mais possível realizar a confirmação.
Se a reunião tiver mais de um convidado e pelo menos um deles confirmar presença, a reunião permanecerá agendada normalmente. Caso ninguém confirme, um e-mail de lembrete será enviado 30 minutos antes do compromisso, reforçando a solicitação de confirmação. Se ainda assim não houver resposta, a reunião permanecerá agendada.
Solicitar Contato
Durante qualquer etapa do processo, o lead pode solicitar um contato sem que isso cancele ou altere o agendamento da reunião. Ao clicar na opção “Solicitar Contato”, ele receberá uma mensagem de sucesso e o sistema registrará automaticamente uma atividade no lead, do tipo "Verificar Disponibilidade Para Reunião", com prazo de conclusão de uma hora.
Na observação dessa atividade, será indicado quem fez a solicitação e que ela ocorreu via Agenda Inteligente, garantindo o registro do pedido no histórico do lead.
Mudou de ideia?
Se, por qualquer motivo, o lead mudar de ideia após ter confirmado ou recusado a reunião, ele poderá reverter a sua resposta antes do horário do compromisso. Para isso, basta clicar em “Mudou de ideia? Clique aqui”, e o sistema atualizará automaticamente a sinalização da reunião.
Entretanto, se a reunião já tiver sido cancelada, essa alteração não poderá ser feita, e o lead será informado de que a reversão não é possível.
Por que usar a Agenda Inteligente?
Redução da taxa de ausência: o envio de lembretes automáticos aumenta a taxa de comparecimento dos leads.
Otimização de tempo: a automatização reduz a necessidade de intervenções manuais por parte dos pré-vendedores.
Maior controle: as interações são registradas na timeline do lead, garantindo um melhor acompanhamento e histórico das reuniões.
Facilidade para os leads: opções simplificadas de reagendamento, solicitação de contato e cancelamento tornam o processo mais ágil e sem burocracia.
Com a Agenda Inteligente, seus agendamentos ficam mais organizados e você reduz significativamente a taxa de no-show.
Quer saber como habilitar a Agenda Inteligente? Confira:
Até a próxima!
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