¿Qué es Workflow y cuál es su propósito? - Spotter V2

Workflow es una funcionalidad dentro de Exact Spotter cuyo propósito es ofrecer a los clientes la posibilidad de que la plataforma dicte el ritmo a los usuarios mediante la creación de actividades vinculadas a la ocurrencia de diversos eventos en el sistema. 

Objetivos

El propósito de la función es aumentar la eficiencia en la prospección haciendo que el equipo de preventa "persiga" la finalización de las actividades.

El gerente podrá seguir el desempeño del equipo a través de informes de Business Analytics, lo que aumentará la participación de esta importante funcionalidad.

Algunos beneficios de esta característica 

- Asegurar la constancia en la relación con el líder;

- Evitar que se desperdicien oportunidades por falta de comunicación o  tiempo  en el contacto; 

- Esta automatización simplifica el seguimiento del gerente, reduciendo la necesidad de concentrarse en el flujo del equipo y brindando más tiempo para otras tareas de gestión.

Ejemplos

- Después de recibir un cliente potencial de la plataforma de marketing digital, se creará una actividad como "Realizar filtro 1" para completarse en X minutos;

- Después de descartar un cliente potencial en el Filtro 2, se creará una actividad como "Recuperar cliente potencial" para completarse en 3 meses;

- Después de realizar una Agenda, se creará una actividad del tipo "Confirmación de Reunión" durante 120 minutos antes de la reunión;

- Cuando un cliente potencial abre un correo electrónico enviado por la plataforma, se creará una actividad para ponerse en contacto en Y minutos;

Crear un flujo de trabajo genera tantos beneficios, ¿qué tal aprender a crear uno? Para ello, sigue estos pasos: 

1.  Asegúrese de haber iniciado sesión con una cuenta de "Administrador";

2.  En el menú lateral, haga clic en "Flujo de trabajo";

3.  Luego haga clic en “+ Agregar flujo de trabajo”; 

4.  A continuación, se abrirá la página para agregar el flujo de trabajo. En él, elija el activador en el que se basará la acción según el listado en el campo "Eventos disponibles". 

5.  Seleccione la acción que desea aplicar a la ocurrencia del activador seleccionado haciendo clic en “+Agregar acción”; 

Nota: Se pueden crear una o más acciones.

6.  Al hacer clic, se abrirá una ventana emergente para configurar la acción. Los campos a llenar son los siguientes: 

Tipo de actividad : Elige la actividad entre las disponibles;

Completar dentro de : establezca el límite de tiempo (mínimo 30 minutos) para que la actividad se complete después de que ocurra el evento. Si el prevendedor no lo completa en el tiempo establecido, se marcará como tardío;

Seleccione la variable de tiempo deseada. Puede ser en minutos, horas, días, semanas o meses; 

Notificar : Define cuánto tiempo antes de que ocurra, la acción debe ser notificada al pre-vendedor;

Permiso de creación : El permiso de creación se puede elegir entre todos o grupos. Si la elección es all, la acción se aplicará a todos los leads que pasen por el evento. 

Si la elección es por grupos, solo los leads asignados a pre-vendedores que pertenezcan al grupo seleccionado tendrán la acción aplicada luego de pasar por el evento;

Notas: Si es necesario, inserte cualquier nota;

Seleccione la bandera "Considerar el horario comercial de la empresa" si desea considerar esta información; 

7.   Después de definir las acciones, haga clic en “Guardar”;

8.  Listo, su flujo de trabajo se ha configurado correctamente. Configura tantos como quieras. 

Buenas ventas ;)  

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¡Hasta la próxima!