Entenda o Dashboard do Gerente - Spotter V2

O dashboard do gerente no Spotter exibe dados que permitem controlar a operação desde o pipeline de pré-vendas até a qualidade das oportunidades, além do aproveitamento de agenda dos pré-vendedores.

IMPORTANTE: Caso queira customizar a visualização do seu Dashboard, leia este artigo: Como Customizar o Dashboard — Spotter V2

Cards

• Datas
• Produtividade 
• Produção da pré-venda
• Métricas da pré-venda
• Qualidade das Reuniões
• Qualidade das Reuniões — S.Q.L. 
• Qualificações
• Métricas da Venda
• Produção dos Vendedores
• Safra
• Feedbacks de Ligação (gerencial)

Datas

O período de referência dos dados exibidos no dashboard pode ser alterado no canto superior direito. Por padrão, o dashboard mostra os dados do mês atual, contando do primeiro ao último dia do mês. Você pode alterar esse período clicando na data. Cada card possui um controle de período próprio, mas quando a data no topo do dashboard é alterada, todos os cards do dashboard são alterados. Com exceção do gráfico de pipeline por safra, todos os cards demonstram a atividade no período.

É possível mostrar os dados do dia, mês ou ainda personalizar um período específico. O período padrão pode ser alterado, clicando no ícone de estrela, ao lado da data. 

Produtividade 

O card de produtividade tem como objetivo principal apresentar como está o andamento da produção dentro do tempo pré-estabelecido. Para isso, em cada etapa do funil, é possível verificar um gráfico correspondente às conversões dos leads (azul) e outro referente aos leads descartados (cinza). A quantidade exata pode ser visualizada ao posicionar o mouse sobre a coluna. É válido ressaltar que quaisquer um dos gráficos apresentados neste card são dinâmicos, trazendo informações mais detalhadas sobre os leads, em suas respectivas etapas uma vez que é clicado sobre eles. 

Produção da pré-venda

Mostra como está o andamento da produção de pré-vendas, dividido por pré-vendedor, dentro do tempo pré-estabelecido pelo usuário. Para isso, o card traz uma tabela que apresenta todas as etapas da base de leads. A medida que a configuração do funil sofre atualizações, ou seja, criações e exclusão de etapas, estas também são assistidas por este card. Nesta tabela são apresentados a quantidade de leads que cada pré-vendedor atuou dentro daquele período, e o total de quantos leads foram trabalhados naquela etapa em questão. 

É válido ressaltar, que são contabilizadas as ações que o pré-vendedor em questão executou. Por exemplo, se tiver um pré-vendedor A que também trabalha como vendedor, e o pré-vendedor B executa uma ação de agendamento de reunião para o pré-vendedor A, neste card, a ação será contada apenas para o pré-vendedor B, pois ele quem realizou o agendamento. Ou seja, as ações estão diretamente ligadas ao pré-vendedor.

Outro ponto também importante de ser mencionado, é que todas as vezes que um lead é transferido de um pré-vendedor para o outro, as ações contabilizadas para o novo pré-vendedor são a partir do momento pós-transferência. As métricas anteriores a este momento, continuam sob a responsabilidade do antigo pré-vendedor.

Este card ainda traz a opção de fazer uma filtragem pelo nome do pré-vendedor, através do mecanismo que se encontra no canto superior direito do card e também a ordenação da apresentação dos dados de cada etapa, crescente ou decrescente, clicando em cima do nome de cada etapa. 

Métricas da pré-venda

Apresenta, em formato de tabela, as métricas e o tempo de ligações — além das principais atividades do funil, por pré-vendedor, dentro de um período pré-estabelecido. Para isso, ela conta com colunas fixas referentes a:

• Tempo de ligações: Soma do tempo de conversação do pré-vendedor em todas as ligações efetuadas.

• Quantidade de Ligações: Quantidade de ligações efetuadas pelo pré-vendedor. São contabilizadas todas as chamadas efetuadas com mais de 0 segundos, independente do resultado da ligação (como caixa postal, número inexistente). Caso a ligação tenha sido registrada manualmente, também é contabilizada.

• Cancelamentos: Quantidade de reuniões canceladas. O mesmo lead pode ter mais de um cancelamento mesmo sem ter sido descartado antes. Vale ressaltar que reuniões marcadas como ‘não ocorridas’ no Feedback de reunião não são contabilizadas nesta coluna.

• Cadastro/Recuperação: Leads cadastrados/recuperados manualmente ou recebidos/recuperados por integração (nesse métrica é consolidado o total de cadastros + total dos recuperados).

• Agendamentos: Quantidade de agendamentos realizados. Um lead só pode ter mais de um agendamento se for descartado e posteriormente recuperado, entrando novamente na base de leads. Ele traz os agendamentos olhando para a data original do agendamento, ou seja, a primeira vez que a reunião foi marcada.

• Reagendamentos: Quantidade de reuniões reagendadas para outro horário/vendedor ou aquelas canceladas e posteriormente agendadas novamente. O mesmo lead pode ter mais de um reagendamento mesmo sem ter sido descartado antes.

• Vendas: Quantidade de vendas associadas ao pré-vendedor no período selecionado. Essa métrica sempre vai considerar a data na qual a venda ocorreu e não a ação de venda dentro do sistema.

• Feedbacks recebidos: Quantidade de feedbacks de reunião respondidos pelos vendedores. Caso o vendedor tenha informado que a reunião não ocorreu, essa ação não é contabilizada em nenhuma métrica. O que ocorre nesse caso, é que o lead retorna para a etapa anterior, podendo ser reagendado novamente.

Qualidade das Reuniões

A ideia deste card é apresentar, como o próprio nome já diz, o quão bom estão reuniões que já ocorreram. Para que uma reunião seja contabilizada neste card, é necessário que esta tenha sido concluída, independente se o feedback se encontra pendente. Para isso, traz as seguintes informações:

Total de reuniões: Contabiliza o número de reuniões que já aconteceram dentro do período determinado;
Recebidas: Número de reuniões que já tiverem o feedback respondido;
Pendentes: Número de reuniões com feedbacks pendentes
Sem qualificação: Reuniões ainda não qualificadas.

Graficamente também é possível analisar a temperatura das reuniões: Muito quente, quente, morna, fria e congelada.

Por padrão, consideramos qualificados apenas os leads classificados como “quentes” e “muito quentes” e recomenda-se que ao menos 60% das reuniões agendadas sejam qualificadas.

IMPORTANTE: Se houverem muitos feedbacks “congelados”, “frios” e “mornos”, é importante rever os filtros e mesmo os mercados prospectados. E lembre-se que sempre pode contar com nossa para lhe ajudar.

Qualidade das Reuniões — S.Q.L. 

Todas as vezes que o usuário estiver habilitado o uso do SQL - Sales Qualified Leads (Deseja continuar negociação?), a qualidade das reuniões poderá ser analisada através deste card. A ideia principal aqui é apresentar os leads que durante o uso do SQL tiveram a reunião qualificada e quais foram descartados. Para isso, ela contém um gráfico que contabiliza cada um desses aspectos. A tag ‘SQL’, encontrada neste card, corresponde às reuniões que responderam ‘SIM’ ao uso da pergunta ‘Deseja continuar negociação?’. Já as que optaram pela resposta ‘NÃO’, podem ser averiguadas pela tag ‘Recusados’. Válido ressaltar que estas informações são dinâmicas, ou seja, uma vez clicado sobre elas, uma tela de detalhes é aberta, aprofundando as informações correspondentes aos leads que tiveram tais avaliações.

Qualificações

Este card traz informações pertinentes aos filtros utilizados durante o processo do funil. No canto superior direito, o usuário tem a possibilidade de escolher qual filtro deseja analisar. Uma vez selecionado, é mostrado no gráfico a qualificação que os leads receberam nele. Essa qualificação é feita pelas temperaturas ‘Muito quente’, ‘Quente’, ‘Morna’, ‘Fria’ e ‘Congelada’. O gráfico traz a quantidade de leads com aquela qualificação, tal qual a porcentagem correspondente ao total de leads analisados, dentro do período pré-determinado.

Métricas da Venda

O card de ‘Métricas da venda’ tem como objetivo principal apresentar, em formato de tabela, as métricas e o tempo de ligações, além das principais atividades do funil, por vendedor, dentro de um período pré-estabelecido pelo usuário. Para isso, ela conta com colunas fixas referente ao:

• Tempo de ligações: Soma do tempo de conversação do vendedor em todas as ligações efetuadas.

• Quantidade de Ligações: Quantidade de ligações efetuadas pelo vendedor. São contabilizadas todas as chamadas efetuadas com mais de 0 segundos, independente do resultado da ligação (Caixa postal, número inexistente).

• Reuniões agendadas: Se refere a quantidade de reuniões marcadas para o vendedor em questão. É válido ressaltar que se tiver um pré-vendedor que também tenha atribuições de vendedor, ele também aparecerá neste card. Diferente do ‘Métricas de pré-vendas’, que na coluna de Agendamentos, apresenta somente os agendamentos que este usuário marcou, nesta coluna, neste card, será apresentado as reuniões que ele marcou para si mesmo e as que os outros pré-vendedores marcaram para ele também.

• Reuniões Ocorridas: Apresenta todas as reuniões que foram concluídas e tiveram resposta de feedback.

• Feedbacks pendentes: Traz a quantidade de feedbacks de reuniões que ainda não foram respondidos.

• Cancelamentos: Quantidade de reuniões canceladas. O mesmo lead pode ter mais de um cancelamento mesmo sem ter sido descartado antes. Vale ressaltar que reuniões marcadas como ‘ não ocorridas’ no Feedback de reunião, não são contabilizadas nesta coluna.

• Vendas: Quantidade de vendas realizadas pelo vendedor.

Produção dos Vendedores

O foco é a análise da produção, dentro do tempo pré-estabelecido, fazendo referências aos vendedores, e não mais aos pré-vendedores. De maneira geral, ele analisa a produção de pré-vendas, olhando para as atividades executadas pelos vendedores. Para isso, o card traz uma tabela que apresenta todas as etapas da base de leads. A medida que a configuração do funil sofre atualizações, ou seja, criações e exclusão de etapas, estas também são assistidas por este card. Nesta tabela são apresentados a quantidade de leads que cada vendedor atuou dentro daquele período, e o total de quantos leads foram trabalhados naquela etapa em questão.

Este card ainda traz a opção de fazer uma filtragem pelo nome do vendedor, através do mecanismo que se encontra no canto superior direito do card e também a ordenação da apresentação dos dados de cada etapa, crescente ou decrescente, clicando em cima do nome de cada etapa.

IMPORTANTE: Esse card só aparecerá no Dashboard Gerencial caso exista um vendedor com acesso direto ao Spotter visto que a métrica é diretamente relativa às interações com o lead. 

Safra

O card Safra tem como objetivo principal apresentar o estado do pipeline dentro de um período pré-determinado, referentes aos leads cadastrados. Com ele, é possível identificar os gargalos na base de funil. É válido ressaltar também que no momento este card não contempla a funcionalidade de ‘Pular Etapas’ — e quando alguma alteração no funil for feita de maneira que impacte a consistência dos dados, uma mensagem será mostrada, informando o usuário do ocorrido.
Para isso, ele é configurado com um gráfico em barras, onde o eixo X é composto pelas etapas da ‘ Base de Leads’ e o eixo Y pela ‘Quantidade de Leads’, sendo subdividido em: Convertidos / Reiniciados / Estacionados / Descartados, onde:

• Convertidos: Quantidade de leads que foram convertidos da etapa X para a etapa Y;
• Estacionados: Quantidade de leads que estão em stand-by na etapa X;
• Descartados: Quantidade de leads que foram preteridos na etapa X;

• Reiniciados: Quantidade de Leads que tiveram o seu ciclo recomeçado.

IMPORTANTE: No caso de leads cujo ciclo foi reiniciado ou recuperado, os mesmos aparecerão de acordo com o período selecionado respeitando a data ao qual o novo ciclo foi iniciado, não a data ao qual foi cadastrado. 

É possível também perceber que entre uma etapa e outra, é colocado um percentual, que equivale à conversão que a etapa anterior teve em relação a etapa seguinte mais próxima, baseado no número total de leads que deram entrada naquela etapa. O card também traz a possibilidade da tela de detalhes, uma vez clicando em cima de cada barra. Em outras palavras, é possível verificar informações mais aprofundadas dos leads que estão referenciados. 

Feedbacks de Ligação (gerencial)

Para entender melhor este card, é necessário se atentar ao passo que vem antes dele: quando um pré-vendedor faz uma ligação, existe a possibilidade deste solicitar um feedback para o gestor. Para que ele possa fazer isso, na tela de Detalhes do lead, no card que acusa o registro de ligação, haverá um link com o seguinte escrito: “Solicitar Feedback de ligação’. Ao clicar sobre ele, a tela semelhante a imagem abaixo será aberta. No final desta tela, há um botão que permite solicitar feedback ao gerente.

Uma vez tendo esse cenário estabelecido, será possível adentrar no card de Feedback de ligação - gerencial. Este card é composto por duas abas que correspondem à ‘Solicitações’ e ‘Enviados’.

• Solicitações: Faz referência aos feedbacks solicitados pelos pré-vendedores ao gerente. É composto pelas colunas:

Respondida: Que quando estiver marcada, indica que o gestor já deu o feedback solicitado;
Lead: Refere-se a qual lead se está tratando;
Pré-vendedor: Pré-vendedor responsável por este lead, e que solicitou o feedback;
Data: quando o feedback foi solicitado. Ao passar o mouse sobre a data, será possível encontrar um ícone de mensagem. Clicando sobre ele, uma tela será aberta, contendo informações sobre a ligação, a gravação desta e um espaço onde o gerente poderá colocar seus comentários. 

• Enviados: Lista o histórico de feedbacks realizados pelo gerente. Ele é composto pelas colunas:
• 
  

Resolvido: Se o pré-vendedor/gerente notificar como resolvida essa questão, ele aparecerá marcado na tabela.
Pontos: Exibe a pontuação obtida na feedback de ligação. É realizada a soma das pontuações por estrela, dividido pela quantidade de critérios de avaliação e multiplicado por dois.

Exemplo prático: 

Soma das estrelas = 5 + 5 + 5 + 4 + 4 = 23
Critérios de avaliação = 5
Pontos = (23/5) * 2

Lead: Refere-se a qual lead se está tratando;
Pré-vendedor: Pré-vendedor responsável por este lead, e que solicitou o feedback;
Visualizado: Quando o feedback foi visualizado;
Data: Quando o feedback foi respondido.

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