O que é o Workflow e qual é o seu objetivo? - Spotter V2

O Workflow é uma funcionalidade dentro do Exact Spotter que tem como propósito oferecer aos clientes a possibilidade da plataforma ditar o ritmo aos usuários com criação de atividades vinculadas à ocorrência de diversos eventos no sistema. 

Objetivos

O objetivo da funcionalidade é aumentar a eficiência na prospecção fazendo com que a equipe de pré-vendas "persiga" a conclusão das atividades.

O gerente poderá acompanhar a performance da equipe através de relatórios do Business Analytics, aumentando por consequência o engajamento dessa importante funcionalidade.

Alguns benefícios dessa funcionalidade 

- Garantir constância no relacionamento com o lead;

- Evitar que  oportunidades sejam desperdiçadas por falta de comunicação ou timing no contato; 

- Essa  automação simplifica o acompanhamento do gestor, diminuindo a necessidade de foco na vazão da equipe e proporcionando mais tempo às outras tarefas da gestão.

Exemplos

- Após receber um lead da plataforma de marketing digital, será criada uma atividade do tipo "Realizar Filtro 1" para ser cumprida em X minutos;

- Após descarte de lead em Filtro 2, será criada uma atividade do tipo "Recuperar Lead" para ser cumprida daqui 3 meses;

- Após realizar um Agendamento, será criada uma atividade do tipo "Confirmação de Reunião" para 120 minutos antes da reunião;

- Quando um lead abrir um e-mail enviado pela plataforma, será criada uma atividade para entrar em contato em Y minutos;

A criação de um workflow gera tantos benefícios, que tal aprendermos a criar um? Para isso, siga os seguintes passos: 

1. Certifique-se de estar logado com uma conta de “Gerente”;

2. No menu lateral clique em “Workflow”;

3. Em seguida clique em “+ Adicionar Workflow”; 

4. Em seguida abrirá a página para inclusão do workflow. Nela, escolha o gatilho em que a ação será baseada na listagem do campo “Eventos Disponíveis”. 

5. Selecione a ação que deseja aplicar na ocorrência do gatilho selecionado clicando em “+Adicionar Ação”; 

Obs: Uma ou mais ações podem ser criadas.

6. Ao clicar, abrirá um pop up para configurar a ação. Os campos de preenchimento são os seguintes: 

Tipo de atividade: Escolha a atividade dentre as disponíveis;

Concluir em até: Defina o tempo limite (no mínimo 30 minutos) para que a atividade seja concluída após a ocorrência do evento. Caso o pré-vendedor não a conclua no tempo estabelecido, ela será marcada como atrasada;

Selecione a variável de tempo desejada. Podendo ser em minutos, horas, dias, semanas ou meses; 

Notificar: Defina em quanto tempo antes de ocorrer, a ação deverá ser notificada ao pré-vendedor;

Permissão de criação: A permissão de criação pode ser escolhida entre todos ou grupos. Se a escolha for todos, a ação será aplicada a todos os leads que passarem pelo evento. 

Se a escolha for de grupos, apenas os leads atribuídos aos pré-vendedores que pertencem ao grupo selecionado terão a ação aplicada após passar pelo evento;

Observações: Caso necessite insira alguma observação;

Selecione a flag “Considerar o horário comercial da empresa” caso queira considerar essa informação; 

7.  Após definir as ações, clique em “Salvar”;

8. Pronto, seu Workflow foi configurado com sucesso. Configure quantos desejar. 

Boas vendas ;)  

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Até a próxima!